CEFALHOME · PRIVACY

Informativa sul trattamento dei dati personali

Ultimo aggiornamento: 16 ottobre 2026.

Questa informativa descrive il trattamento dei dati personali dei visitatori di cefalhome.com, delle persone che chiedono informazioni e degli ospiti che prenotano o soggiornano presso gli alloggi gestiti da CefalHome. È resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, di seguito «GDPR», e della normativa italiana applicabile.

1. Titolare del trattamento e contatti

CefalHome SRLS
Sede legale: Viale Parioli 25, 00197 Roma, Italia
Partita IVA: IT17545961009
REA: RM-1725270
Email: [email protected]
PEC: [email protected]

Per informazioni sul trattamento dei dati e per esercitare i propri diritti è possibile utilizzare i contatti sopra indicati.

2. Dati trattati e provenienza

A seconda dei servizi utilizzati, possiamo trattare:

dati anagrafici e di contatto, come nome, cognome, email, telefono, paese e lingua;
dati relativi alla prenotazione e al soggiorno: alloggio, date, ospiti, richieste, corrispondenza e servizi acquistati;
dati richiesti per identificazione degli ospiti, comunicazioni alle autorità, adempimenti fiscali e imposta di soggiorno, inclusi i dati del documento e il codice fiscale quando necessario;
importi, stato dei pagamenti, riferimenti delle transazioni e informazioni relative alla garanzia cauzionale. I dati completi della carta vengono inseriti nei sistemi dei fornitori di pagamento;
dati tecnici di navigazione, quali indirizzo IP, tipo di dispositivo e browser, registri di accesso e preferenze, nei limiti dei servizi effettivamente utilizzati;
preferenze e prova delle scelte relative a comunicazioni promozionali e strumenti di tracciamento.

I dati possono essere forniti direttamente dall’interessato, dalla persona che prenota per il gruppo, da un’agenzia o da una piattaforma di prenotazione. Chi comunica dati di altri ospiti è invitato a trasmettere loro questa informativa. Non richiediamo informazioni sanitarie o altri dati particolari nei normali moduli di contatto e prenotazione: evitate di inserirli nei campi liberi. Eventuali esigenze che ne richiedano il trattamento devono essere concordate separatamente.

3. Finalità e basi giuridiche

Richieste di informazioni, preventivi e prenotazioni: rispondere alle richieste, concludere ed eseguire il contratto, organizzare il soggiorno e fornire assistenza. Base giuridica: misure precontrattuali ed esecuzione del contratto, articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.
Obblighi amministrativi e di legge: adempimenti di pubblica sicurezza, fiscali, contabili, statistici e relativi all’imposta di soggiorno. Base giuridica: obbligo legale, articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.
Pagamenti e garanzie: gestire pagamenti, rimborsi e deposito cauzionale previsti dalle condizioni applicabili. Basi giuridiche: contratto e obblighi legali pertinenti.
Sicurezza e tutela dei diritti: prevenire abusi, proteggere sistemi e gestire contestazioni. Base giuridica: legittimo interesse alla sicurezza e alla difesa dei diritti, articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, nel rispetto della necessità e del bilanciamento con i diritti degli interessati.
Newsletter e promozioni: inviare offerte e novità soltanto dopo un consenso facoltativo, specifico e separato, articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR. Prenotare o leggere questa informativa non comporta l’iscrizione automatica.
Statistiche e pubblicità online: le attività che richiedono consenso possono essere svolte soltanto dopo la relativa scelta dell’utente. I servizi e le modalità effettive devono essere descritti nella cookie policy e gestiti mediante il sistema di consenso.

Le comunicazioni operative sulla prenotazione o sul soggiorno sono distinte dalle comunicazioni pubblicitarie. Il rifiuto della newsletter non impedisce di prenotare o ricevere assistenza. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento precedente.

4. Check-in online e verifica dell’identità

Utilizziamo Chekin per la raccolta dei dati necessari al check-in e per le funzionalità attivate relative agli adempimenti degli ospiti. Prima di inviare i dati, l’ospite deve poter consultare le informazioni rese nel relativo percorso. I documenti non devono essere trasmessi attraverso i normali moduli di contatto o le chat.

Il percorso utilizzato da CefalHome richiede una fotografia del documento e una fotografia del volto dell’ospite per la verifica dell’identità. Secondo la configurazione comunicata da CefalHome, queste immagini vengono cancellate tre giorni dopo l’invio dei dati di registrazione degli ospiti alla Polizia. Questo termine riguarda le immagini: gli altri dati della prenotazione e quelli necessari agli adempimenti seguono i rispettivi termini di conservazione. Per informazioni sul servizio è disponibile anche l’informativa di Chekin.

L’eventuale utilizzo di riconoscimento facciale automatizzato deve essere descritto nell’informativa specifica presentata nel percorso di verifica, con indicazione dei soggetti coinvolti, dei presupposti applicabili ai dati biometrici, dei tempi di conservazione e delle modalità alternative disponibili. La lettura o accettazione della presente informativa non costituisce consenso al trattamento di dati biometrici. Per chiarimenti sul proprio percorso di identificazione, l’ospite può contattare CefalHome prima di inviare le immagini.

5. Destinatari e fornitori

Nei limiti necessari alle rispettive attività, i dati possono essere trattati da personale e collaboratori autorizzati e da fornitori di servizi. In relazione alle funzionalità utilizzate, questi comprendono Lodgify per sito e prenotazioni, Stripe per i pagamenti, Chekin per il check-in, Rentevo AI per l’assistenza e la messaggistica, SmartxStay per la guida del soggiorno e Brevo per comunicazioni e newsletter se attivate.

Possono inoltre ricevere i dati professionisti e fornitori amministrativi, contabili e informatici, nonché le autorità competenti quando previsto dalla legge. I fornitori possono operare come responsabili del trattamento per conto di CefalHome, oppure come titolari autonomi per determinate attività: secondo gli accordi e le informative applicabili alle rispettive attività. È possibile chiedere informazioni aggiornate ai contatti indicati sopra. I dati non sono destinati alla diffusione pubblica.

La messaggistica può includere risposte assistite da intelligenza artificiale per informazioni di base. Per questioni complesse è possibile chiedere assistenza al personale. Per informazioni sulle modalità di trattamento dei messaggi e per chiedere assistenza umana è possibile contattare CefalHome.

6. Servizi esterni e trasferimenti internazionali

Il sito può includere video YouTube, il widget di recensioni Elfsight e collegamenti a WhatsApp, Instagram e altri servizi. Un semplice collegamento esterno è distinto da un contenuto incorporato che può contattare il fornitore durante la visualizzazione della pagina. I contenuti incorporati possono comportare la comunicazione al fornitore di dati tecnici, tra cui indirizzo IP, browser e pagina visitata. Per informazioni sui relativi strumenti di memorizzazione e sulle scelte disponibili, consultare la politica sui cookie.

Alcuni fornitori possono trattare dati fuori dallo Spazio economico europeo. I trasferimenti sono soggetti alle condizioni del capo V GDPR, quali una decisione di adeguatezza applicabile oppure clausole contrattuali standard e le eventuali misure supplementari necessarie. È possibile richiedere informazioni sulle garanzie effettivamente applicate scrivendo a CefalHome.

7. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alla finalità e agli obblighi applicabili, con cancellazione o anonimizzazione quando non più necessari. Non tutti i dati dell’ospite devono essere conservati per dieci anni.

Documentazione fiscale e contabile: di regola dieci anni, salvi obblighi o contenziosi che richiedano tempi ulteriori.
Richieste senza prenotazione: fino a dodici mesi dalla chiusura della richiesta, salvo ulteriori rapporti o necessità documentate.
Contratti e documenti necessari alla tutela dei diritti: per i termini applicabili alle relative pretese; i dati non necessari sono eliminati prima.
Newsletter: fino alla revoca del consenso e comunque non oltre ventiquattro mesi dall’iscrizione o dal suo rinnovo. Le liste di esclusione e la prova delle scelte possono essere conservate separatamente nella misura necessaria a rispettare l’opposizione e documentare gli adempimenti.
Dati e immagini del check-in: Secondo la configurazione comunicata da CefalHome, le fotografie del documento e del volto sono cancellate tre giorni dopo l’invio dei dati di registrazione degli ospiti alla Polizia. Per gli altri dati del check-in occorre distinguere i singoli adempimenti e verificare i termini applicabili; gli eventuali dati biometrici sono oggetto delle informazioni specifiche del percorso di verifica.
Cookie, preferenze e registri tecnici: secondo le durate dei singoli strumenti e i criteri descritti nella politica sui cookie.

8. Conferimento dei dati

I dati necessari alla prenotazione, al pagamento e agli obblighi di legge devono essere forniti per poter erogare i relativi servizi; la loro mancanza può impedire di concludere o gestire il soggiorno. I dati richiesti per finalità facoltative, tra cui la newsletter, possono essere rifiutati senza conseguenze sulla prenotazione.

9. Diritti e reclami

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei dati, opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse e revocare il consenso. Per il marketing diretto è possibile opporsi in ogni momento. Le comunicazioni promozionali devono offrire anche un meccanismo semplice di disiscrizione.

Le richieste possono essere inviate a [email protected] o alla PEC indicata sopra. Rispondiamo di norma entro un mese; eventuali proroghe nei casi consentiti saranno motivate e comunicate. La cancellazione non riguarda dati che debbano essere conservati per obblighi legali o tutela dei diritti.

È possibile presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente ai sensi dell’articolo 77 GDPR.

10. Aggiornamenti

L’informativa viene aggiornata in caso di modifiche rilevanti dei trattamenti. La versione vigente e la data di aggiornamento saranno disponibili su questa pagina. Per cookie e strumenti analoghi occorre consultare anche la cookie policy, accessibile dal piè di pagina e dal banner.